Comment (et pourquoi) créer un manuel utilisateur digital
A l’ère de l’industrie 4.0, beaucoup de fabricants négligent encore leur documentation technique. Ils utilisent toujours des logiciels bureautiques classiques pour rédiger leurs manuels utilisateurs, procédures et modes opératoires. Mais cette approche est source d’insatisfaction et d’inefficacité.
La mise à jour du contenu, la gestion des versions et des doublons, l’organisation des fichiers ou encore le travail de mise en forme font perdre un temps précieux aux collaborateurs. La documentation papier ne suit pas les évolutions des produits et devient rapidement obsolète. Son accessibilité est limitée et ne correspond plus aux nouvelles méthodes de travail des clients.
Il est temps de considérer de nouvelles approches de documentation.
Une documentation qui répond vraiment aux besoins des utilisateurs
Face à sa machine, un opérateur ne consulte généralement pas la documentation papier et préfère se rapprocher d’un référent interne ou du support du fabricant pour obtenir une réponse précise. La documentation perd son utilité et les coûts de support peuvent rapidement s’envoler.
Répondre aux besoins des utilisateurs, c’est leur donner accès en quelques secondes aux informations utiles pour réaliser une action : un mode opératoire complet ou des instructions pas-à-pas, une vidéo récapitulative, des bonnes pratiques partagées par d’autres techniciens dans la même usine ou à l’autre bout du monde.
Répondre aux besoins des utilisateurs, c’est leur donner accès en quelques secondes aux informations utiles
En accompagnant nos clients dans la refonte de leurs manuels et notices utilisateurs, nous avons identifié quatre principaux leviers pour rendre la documentation technique utile et pleinement exploitable :
- L’accessibilité : C’est l’un des enjeux majeurs. L’utilisateur souhaite accéder à l’information quelque soit sa situation : depuis son ordinateur de bureau, son smartphone ou sa tablette lorsqu’il est en mobilité ou encore depuis l’IHM de la machine ou depuis ses smart glasses s’il en est équipé.
- Une documentation claire, visuelle et à jour : Les plateformes de documentation digitales permettent d’illustrer un mode opératoire à l’aide de photos, de vidéos, d’illustration 3D ou de liens vers d’autres documents lorsque c’est pertinent. La mise à jour des procédures se fait en quelques clics et de manière centralisée. Il est primordial de diffuser vers l’utilisateur une documentation qui corresponde exactement à la version de machine ou de logiciel qu’il utilise.
- Une documentation collaborative : Rassurés par une documentation qui les aide dans leurs opérations au quotidien, les utilisateurs deviennent contributeurs. Une plateforme digitale leur permet de poser une question sur une procédure, de visualiser les réponses ou les commentaires d’autres utilisateurs et de rédiger eux-mêmes des instructions ou des modes opératoires.
- Le multilingue : Afin d’éviter de mauvaises interprétations, il est nécessaire de rendre votre documentation accessible dans la langue natale de l’utilisateur. La documentation digitale permet à l’utilisateur de basculer en un clic vers la langue souhaitée et d’améliorer certaines traductions lorsque cela est nécessaire.
Opérateur équipé des Google Glass Entreprise | Source : X Company
Amélioration continue et productivité accrue
La mise en place d’une documentation digitale vous permettra d’améliorer significativement votre productivité et celle de vos clients. Les plateformes digitales permettent à vos équipes de créer, de mettre à jour, de traduire et de diffuser tous les documents de manière centralisée. L’utilisation de modèles de documents prédéfinis (modes opératoires, guides, outils, matériaux, etc.) facilite la saisie et la réutilisation de contenu tout en standardisant les documents. Vos équipes gagnent en productivité. Vos coûts d’impression sont réduits au maximum.
Vos équipes gagnent en productivité. Vos coûts d’impression sont réduits au maximum.
En mettant votre documentation à disposition de vos clients dans un format digital, vous leur permettez d’adapter le contenu à leur propre contexte. Les bénéfices clients sont immédiats : amélioration et fiabilisation des opérations, réduction des non-conformités en production et obtention d’une certification ISO 9001. Côté fabricant, vous disposez d’une boucle retour pour suivre les commentaires et corrections effectuées par vos clients sur leur plateforme.
En diffusant votre manuel utilisateur dans un format digital, vous pouvez ainsi augmenter la satisfaction de vos clients et améliorer leur productivité, réduire vos coûts internes tout en vous différenciant sur votre marché.