Les meilleures pratiques pour rédiger des instructions efficaces
Créez des instructions orientées utilisateur
Les modes opératoires et instructions de travail sont destinées à améliorer les conditions de travail des salariés. Malheureusement, ce type de document est rarement conçu dans cet objectif. Il est essentiel de les concevoir en pensant à l’utilisateur, à ses tâches quotidiennes et à son environnement de travail, tout en restant conforme aux normes de production et de sécurité. Les informations doivent être complètes, précises et compréhensibles pour éviter toute erreur humaine.
Concentrez-vous sur l’essentiel
Beaucoup d’instructions de travail sont trop riches en détails techniques. Si certains détails sont pertinents et utiles, ils ne le sont pas tous ! Il a été prouvé que notre cerveau ignorait certaines informations qu’il jugeait inutiles. Faites de même dans la rédaction des modes opératoires et des instructions de travail et délaissez les détails trop techniques. Si vous voulez allez plus loin, référez-vous aux travaux de J.M. Carroll sur le minimalisme dans la rédaction technique et consultez les 10 conseils de l’équipe Dokit pour réaliser une documentation technique de qualité.
Délaissez les détails trop techniques dans vos instructions de travail
Choisissez un vocabulaire compréhensible et accessible
Les textes décrivant les modes opératoires des travailleurs sont parfois trop compliqués, et arborent des termes trop techniques. Pour être compris de tous, ces textes doivent être rédigés avec un ton clair et compréhensible. Évitez autant que possible d’utiliser du jargon, et privilégiez les mots simples.
Préférez les visuels aux textes abstraits
Parfois, une image vaut mille mots. Et dans le travail, comprendre une tâche peut être beaucoup plus simple si celle-ci est présentée en images, et non détaillée dans un texte long et complexe. En d’autres termes : misez sur la simplicité et les visuels.
Rédigez des instructions orientées actions
Bien souvent, les modes opératoires sont rédigés par les ingénieurs eux-mêmes et s’apparentent plus à un descriptif des fonctionnalités de la machine qu’à des instructions permettant à l’utilisateur de réaliser ses actions en confiance et en sécurité. Pour améliorer l’expérience de vos collaborateurs, faites rédiger vos instructions par des rédacteurs qui sauront se mettre à leur place.
Proposez la meilleure accessibilité possible
Les employés doivent obtenir les bonnes informations au bon moment. Dans la phase de conception, pensez immédiatement à la meilleure manière de diffuser les instructions vers vos utilisateurs (accessibilité hors connexion, affichage des instructions sur l’écran de la machine, QR code, NFC). Un employé qui réalise une tâche pour la première fois aura besoin de prendre ou reprendre connaissance des instructions là où il se trouve.
Intégrez vos instructions dans votre démarche de formation
Découvrir un mode opératoire sur le terrain n’est pas toujours suffisant pour comprendre le contexte d’une tâche, notamment pour les plus complexes. L’utilisateur doit disposer au préalable d’une compréhension globale du contexte. Le mode opératoire, lorsqu’il est bien conçu, devient alors un élément central du dispositif de formation et permet aux salariés de baigner dans l’environnement de travail dans lequel ils seront plongés. Vos instructions doivent donc être intégrées à votre dispositif de formation interne (LMS, E-learning, Mooc, formations présentielles).
Le mode opératoire, lorsqu’il est bien conçu, devient un élément central du dispositif de formation.
Mettez en place une démarche d’amélioration continue
Vos collaborateurs doivent pouvoir partager leurs retours d’expérience, questions ou propositions d’amélioration. Les utilisateurs plus expérimentés pourront ainsi offrir à leurs collègues des informations utiles et pratiques sur les modes opératoires en vigueur. Mettez en place un suivi des retours pour garantir une mise à jour continue de vos instructions.