Accélérez la transmission des savoir-faire dans votre entreprise

Depuis plusieurs années, les entreprises connaissent des mutations sans précédent. Des évolutions technologiques majeures bouleversent les méthodes de travail. Une nouvelle génération ultra technophile et autonome dans son apprentissage et son utilisation des outils numériques arrive dans les organisations… tandis qu’une autre, porteuse d’un fort savoir-faire, part à la retraite.

Ce savoir-faire, justement, est au centre des attentions. Essentiellement acquis par le collaborateur au travers de ses expériences terrain, il constitue un capital immatériel d’une valeur inestimable pour l’entreprise.

Dans ce contexte, celles-ci doivent mettre en place des moyens simples et efficaces pour capter, diffuser et transmettre ce savoir.

L’importance de réunir savoir-faire formels et informels

Jusqu’ici, les entreprises ont consacré des moyens importants à la diffusion de savoirs que l’on qualifie de formels, au travers de modules de formations (en présentiel ou en e-learning) ou encore de la documentation technique, souvent théorique.

L’approche théorique est nécessaire. Elle mobilise des experts métiers et pédagogiques dont le rôle est de transmettre des savoirs fondamentaux aux collaborateurs. Mais il est indispensable d’y intégrer une dimension informelle, acquise sur le terrain. Des gestes techniques du quotidien effectués sur une machine en usine et non documentés dans un manuel. Une méthode de réparation qui a fait ses preuves sur un équipement médical. Des bonnes pratiques en gestion de projets sensibles résultant d’années d’expérience.

Vos collaborateurs ont besoin d’accéder aux ressources pertinentes – formelles ou informelles – pour réaliser leur mission au quotidien. Il est donc nécessaire de centraliser ce contenu, de le structurer et de le rendre exploitable.

Vos collaborateurs ont besoin d’accéder aux ressources pertinentes – formelles ou informelles – pour réaliser leur mission au quotidien.

Des solutions logicielles variées existent sur le marché. L’objectif est de trouver les formats et les méthodes qui correspondent le mieux à vos objectifs.

Quels formats et méthodes pour partager vos savoir-faire ?

Nous recommandons à nos clients de privilégier des formats visuels et courts qui permettent au collaborateur de comprendre rapidement une procédure ou un sujet. La réalisation de vidéos de type micro-learning se prête généralement bien à la documentation de gestes techniques mais présente aussi certains inconvénients. Bien maîtrisée par des utilisateurs experts, elle peut rebuter le collaborateur lambda qui doit scénariser sa séquence. Par ailleurs, les vidéos commentées doivent être traduites ou sous-titrées pour un usage international, elle peuvent rapidement devenir obsolètes (en cas d’évolution du matériel ou de l’environnement de travail par-exemple) et leur contenu n’est pas exploitable pour la recherche ce qui rend leur accessibilité limitée, notamment en situation opérationnelle.

Nous recommandons à nos clients de privilégier des formats visuels et courts qui permettent au collaborateur de comprendre rapidement une procédure ou un sujet.

Nous recommandons des formats pas-à-pas structurés, illustrés en premier lieu par des photos ou par des vidéos si celles-ci apportent une information utile. Un format structuré de type formulaire permet à n’importe quel utilisateur de rédiger en quelques minutes une bonne pratique ou une procédure. Ce sont des formats faciles à maintenir et à traduire.

L’outil que vous sélectionnez doit vous permettre de choisir avec flexibilité le format des contenus créés et de définir simplement l’organisation des informations et la navigation la plus intuitive pour vos utilisateurs.

Impliquer ses collaborateurs et construire une communauté de pratique dynamique

Pour réussir à impliquer vos collaborateurs dans une démarche de partage de savoir-faire, il faut avant tout que la plateforme que vous mettez en place leur soit utile au quotidien. C’est pourquoi nous pensons qu’il est important de combiner savoirs formels et informels au sein d’une plateforme unique.

Votre plateforme doit être le point d’entrée unique pour accéder au manuel technique d’une machine, à une vidéo de bonne pratique partagée par un collaborateur ou à des commentaires postés sur une procédure.

Voici quelques une de nos recommandations pour créer une dynamique positive autour de votre plateforme :

• Créez des instances par métier ou par thème, notamment au sein des grandes entreprises, pour faciliter l’accès au contenu et éviter l’effet “fourre-tout”
• Identifiez en interne des ambassadeurs experts, en charge de l’animation et de la validation des contenus
• Rendez l’expérience plus ludique, en organisant des challenges internes et en valorisant les contenus de qualité
• Gardez de l’agilité pour faire évoluer la plateforme au gré des retours et évolutions de votre activité : re-structuration du contenu, ajout de fonctionnalités, déploiement de nouveaux pays

Pour accélérer la diffusion des savoir-faire au sein de votre entreprise, sachez tirer parti des solutions innovantes disponibles sur le marché en choisissant des formats adaptés à votre activité : vidéos, pas-à-pas, articles illustrés. Pour créer une communauté active et engagée, adoptez une approche centrée utilisateur et faites preuve d’agilité pour adapter votre plateforme aux usages de vos collaborateurs.