Le meilleur format pour créer un manuel utilisateur en 2019, Discussion avec Clément Flipo, co-fondateur de Dokit

Avez-vous déjà cherché un mode d’emploi pour un produit ? Je parie que vous pensez à cette fois où vous avez acheté cette bibliothèque IKEA Billy, que vous avez cru pouvoir assembler vous-même en suivant les étapes « faciles » du mode d’emploi et que vous avez fini par taper dans la barre de recherche YouTube « Comment assembler ma bibliothèque Billy IKEA ». On est tous déjà passés par là !

Vous avez aussi dû tomber sur de vieux manuels en noir et blanc avec des schémas obsolètes, des modes d’emploi pas-à-pas avec quelques images ici et là… Aujourd’hui, c’est à peu près toute l’aide que vous pouvez obtenir si vous vous retrouvez avec quelques vis après avoir parfaitement – c’est du moins ce que vous pensiez – assemblé votre bibliothèque Billy IKEA.

Les vidéos peuvent être un outil très utile lorsqu’on cherche des instructions en ligne. Elles sont évidemment très visuelles et résument de grandes quantités d’information dans un laps de temps plus court. Cela pourrait en faire un excellent outil numérique… mais pas le seul et, surtout, pas le bon pour toutes les fins. Clément Flipo, co-fondateur de Dokit, nous a expliqué pourquoi utiliser des vidéos doit être réfléchi en amont et quel est le meilleur format pour créer de bons manuels d’instructions.

Bonjour Clément, merci d’avoir accepté de discuter avec nous. Pourrais-tu nous parler un peu de toi et de ce que tu fais chez Dokit ?

Tout le plaisir est pour moi ! J’ai co-fondé Dokit car j’ai constaté un manque d’outils simples et ergonomiques pour promouvoir le partage de connaissances, et plus particulièrement de connaissances techniques, au sein des entreprises ou avec les partenaires et clients. Avec mon équipe, on a conçu Dokit comme un wiki puis étendu son utilisation pour offrir à nos utilisateurs la possibilité de créer des guides et des manuels d’instructions visuels. Le partage des connaissances est crucial au sein d’une entreprise, mais il est trop souvent négligé par les managers. D’autre part, lorsque vous êtes une entreprise, il est également essentiel de communiquer la bonne information sur vos produits aux clients au bon moment.

La formation en ligne me semble comme une évidence pour diffuser efficacement et rapidement des connaissances. Les employés ont la possibilité d’assimiler des informations clés petit à petit. Ils sont plus susceptibles de s’en souvenir car ils peuvent revoir le contenu aussi souvent que nécessaire. Leur engagement et leur motivation s’en trouvent renforcés… C’est pourquoi j’ai fondé Dokit, pour offrir aux entreprises le meilleur moyen de créer et partager la documentation numérique qui leur manque (presque) tous.

Il semblerait que tous les fabricants et industriels devraient utiliser Dokit ! L’une de vos promesses est de créer des guides d’utilisation, des manuels et des instructions de travail uniques. Qu’est-ce qui les rend si uniques et comment tenez-vous cette promesse ?

Je ne sais pas si toutes ces entreprises ont besoin de nous, mais nous pourrions vraiment les aider, c’est certain ! Avec Dokit, mon équipe et moi voulions rendre la création d’instructions aussi simple et visuelle que possible. Par ‘facile’, je veux dire qu’il ne vous faudra que quelques clics pour créer un guide ! Nous parvenons à tenir cette promesse en ajoutant à notre plateforme des fonctions d’édition intuitives et des templates prédéfinis. Mais ce qui rend les guides que vous créez sur Dokit uniques, c’est qu’ils sont très visuels – il vous suffit de balayer votre écran d’un regard pour réellement saisir un concept, une étape ou une idée.

Si je vous disais que je cherche un moyen rapide, visuel et facile de comprendre un mode d’emploi. Me conseilleriez-vous de regarder une vidéo d’instructions ?

Ce ne serait pas mon premier conseil, non. Les vidéos permettent d’avoir une vision globale, donc de comprendre un concept au sens large. Si on prend un exemple tout bête, si demain vous souhaitez avoir une idée générale de la façon de monter une cuisine IKEA, je vais bien sûr vous dire : « Allez voir une vidéo sur YouTube, activez le mode avance rapide. Vous comprendrez le contexte et verrez plus ou moins comment cela se passe ». Mais lorsque vous commencez à avoir de nombreuses étapes différentes que vous devez vraiment comprendre certains gestes techniques, une vidéo n’est tout simplement pas suffisante.

Vous devez pouvoir aller à votre propre rythme, faire des allers-retours entre les étapes manquées ou passer plus de temps pour vous concentrer sur une étape en particulier. Les vidéos pédagogiques sont très à la mode en ce moment et sont, bien sûr, très utiles. Mais elles auront toujours besoin d’être complétées par un document. On ne peut pas compter sur une seule vidéo pour tout apprendre et tout comprendre d’un concept. Ce que j’essaie de dire, c’est que les vidéos et la documentation adéquate vont de pair, mais qu’une vidéo seule ne suffit pas.

Alors qu’est-ce qu’un mode d’emploi pas-à-pas a de plus qu’une vidéo ?

Vous venez de le dire dans la question ! Il s’agit précisément des étapes. C’est ce qui rend le mode d’emploi en ligne facilement compréhensible et simple d’utilisation. Elles permettent de vraiment comprendre un processus, un manuel, un guide… Comme je l’ai brièvement mentionné, les vidéos n’offrent pas autant de flexibilité. Par exemple, on ne peut pas les traduire ou les sous-titrer dans différentes langues aussi facilement qu’avec des instructions digitales. Sans compter que des vidéos peuvent rapidement coûter cher et prendre beaucoup de temps à réaliser !

De plus, avec des étapes claires et bien illustrées, tout le monde peut saisir un concept en quelques secondes. Les photos facilitent tout le processus de création de documentation; elles sont faciles à prendre, à mettre à jour et à éditer (même sur un smartphone). Elles servent également de base pour rédiger rapidement les instructions d’un guide manuel. Et cela fait une énorme différence….à condition que vous rédigiez des instructions de travail efficaces, bien sûr !

En fin de compte, quel est le meilleur format pour créer d’excellentes instructions ?

Les manuels en ligne, sans hésiter ! Ils sont bien plus accessibles que tout autre outil dans le sens où ils démocratisent et diffusent les connaissances très facilement. De plus, des guides pas à pas sont accessibles à tous en étant simples à créer. Si un employé lambda devait créer sa propre vidéo pédagogique, il ne serait probablement pas assez compétent pour écrire sa propre séquence. D’autre part, la création d’instructions de travail numériques est logique ; il suffit de procéder étape par étape. Et si vous n’êtes plus satisfait de l’instruction de travail que vous venez de créer ou même d’une des étape, vous pourrez toujours la modifier autant de fois que nécessaire. Cela n’est clairement pas possible avec une vidéo !

Chez Dokit, nous avons également trouvé un moyen de rendre les instructions digitales encore plus accessibles : en créant notre propre webapp. L’application Dokit devrait sortir en juin 2019, avec toutes nos fonctionnalités originales, et bien plus encore, pour faciliter l’accès aux guides et manuels d’utilisation.

Félicitations pour cette application, j’ai hâte de la découvrir ! Vous avez d’autres idées ou projets pour l’avenir de Dokit ?

Merci beaucoup. On est vraiment excités par la sortie de l’application et on a hâte que nos utilisateurs la découvrent ! Dokit est né d’un besoin que mon équipe et moi-même avions observé tout au long de nos carrières respectives : les instructions doivent être faciles à créer mais aussi à partager. Et nous voulons aider nos utilisateurs autant que possible, à chaque étape de ce processus.

Notre grand projet pour le moment est évidemment le lancement de notre application, mais on est ouverts à de nombreuses autres idées dans les années à venir, pour autant qu’elles impliquent une simplification de la création et du partage de documentation. Notre but ultime est de fournir un accès instantané à toutes les informations sur notre plateforme. Nous avons déjà commencé à réfléchir à l’ajout d’un chatbot et même à utiliser l’AR (Réalité Augmentée) dans certains contextes. Qui sait ce que l’avenir nous réserve ?

Il ne me reste qu’une seule chose à faire : vous souhaiter bonne chance pour tous ces projets passionnants ! Et merci pour votre temps, bien sûr.