8 raisons d’arrêter de créer vos manuels et instructions avec Word
La rédaction de manuels produits ou d’instructions de travail est un processus long, complexe mais essentiel pour accompagner vos utilisateurs ou clients dans l’utilisation de produits ou la réalisation de tâches complexes.
Beaucoup de fabricants et industriels rédigent encore leurs guides utilisateurs ou modes opératoires à l’aide d’outils bureautiques comme Word, par souci de simplicité ou par habitude tout simplement. Pourtant, utiliser un outil bureautique pour ce type de tâches peut vous faire perdre un temps précieux et engendrer des coûts prohibitifs pour votre entreprise sans compter sur le fait qu’il démotive bon nombre de rédacteurs.
A l’ère du digital, les entreprises ont maintenant accès à des solutions digitales puissantes pour gérer leur documentation produit.
Lorsque nous échangeons avec nos futurs clients, nous leurs donnons toujours 8 raisons de ne plus utiliser Word et de migrer vers une solution digitale pour rédiger leur documentation.
Centraliser la gestion des documents
Fini les heures de recherche pour accéder à la version la plus récente d’un manuel. Une plateforme digitale vous permet de centraliser en un seul endroit et de manière structurée tous vos guides et instructions, d’accéder à la bonne version du document en 2 clics, de collaborer facilement avec d’autres rédacteurs. Bref, cela vous permet de gagner du temps à toutes les étapes de la rédaction.
Standardisez la création
Utilisez des modèles pour éviter de perdre des heures à mettre en page vos documents dans votre outil bureautique. Votre équipe doit être concentrée à 100% sur le fond et non sur la forme. Certains rédacteurs nous ont confié pouvoir rédiger 3 à 4 fois plus de contenus grâce à une plateforme digitale comme Dokit.
Gérez les mises à jour très simplement
Plusieurs de vos clients remontent le même problème ? La version logicielle vient d’être mise à jour ? Grâce à une plateforme digitale, vous modifiez une étape de votre instructions ou une image de votre guide et notifiez vos clients en quelques minutes. Ainsi, vous recevez moins d’appels au support client et vous assurez la satisfaction de vos clients.
Faites évoluer la forme indépendamment du fond
Vous venez de faire évoluer votre charte graphique ? Vous souhaitez appliquer une modification de style ou rajouter une information importante à une centaine de modes opératoires ? Contrairement à Word, une plateforme digitale vous permet de modifier en quelques minutes votre format grâce aux feuilles de styles CSS et aux modèles, sans modifier une ligne de votre contenu.
Gérez le multilingue d’une manière optimale
Si vos guides sont déclinés dans plusieurs langues, vous devez savoir combien cela est complexe et coûteux de gérer le processus de traduction avec une agence de traduction (surfacturation de la traduction des annotations sur les images, temps passé à traduire les mêmes phrases, allers et retours permanents avec les traducteurs, etc.). Choisissez une solution qui intègre un moteur de traduction avec mémoire de traduction et qui vous permet de synchroniser la traduction de vos contenus. Cela vous garantit jusqu’à 80% de gain de temps et d’argent.
Rendez la rédaction plus agréable, plus ludique, plus vivante !
Pour les non experts, rédiger de la documentation peut s’avérer ennuyeux voire..démotivant. Une plateforme digitale permet d’ouvrir la rédaction et la contribution à toute l’équipe. Un doute sur l’étape 4 de votre procédure de maintenance ? Demandez directement à la personne en charge de la maintenance de mettre à jour l’illustration et le texte correspondant. Cela valorise leur travail et la documentation devient un outil d’échange au quotidien.
Economisez beaucoup de temps et d’argent
A chaque étape de la création, migrer de Word vers une solution digitale vous garantit un gain énorme de temps et d’argent. Sans parler du temps nécessaire à la formation d’un nouveau rédacteur. Une plateforme orientée utilisateur permet d’appréhender rapidement le sujet et de commencer à contribuer en quelques minutes.
Pensez à vos clients !
La documentation ne doit plus simplement être de la documentation. C’est un support pour former, accompagner, aider vos clients et utilisateurs dans l’utilisation de vos produits. Vos guides et instructions doivent être accessibles depuis tout support (Web, mobile, tablette, PDF, en réalité augmentée), dans la bonne langue, et permettre à vos utilisateurs de trouver une information en quelques secondes.
Votre manuel est-il vraiment efficace ?
Vous êtes satisfait de votre guide, très bien. Mais vos utilisateurs le sont-ils autant ? La documentation digitale vous permet de mesurer l’efficacité de votre documentation et d’ajuster le contenu en continu si besoin.
Si vous avez besoin d’encore plus de raisons pour migrer vers une solution digitale, n’hésitez pas à nous contacter, nous serons heureux de vous en donner !